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如何做一个优秀的体系内审员

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[LV.6]常住居民II

发表于 2016-5-18 08:34:49 | 显示全部楼层 |阅读模式

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本帖最后由 sigma 于 2016-5-18 08:44 编辑

内部审核在ISO9001认证的质量管理体系审核中,又称为第一方审核,这是企业对自身的产品、过程、质量管理体系进行的审核。通过合理而完善的内部审核,可以判断企业的质量管理体系符合ISO9001的程度,在外部审核前及时发现和纠正不合格项,从而推动企业内部质量管理的改进,促进企业内部质量管理系统的完善与保持。此外,对于已通过ISO9001质量管理体系认证的企业而言,内部审核的目的还是一种不断通过发现问题来推动和实现质量体系的持续改进的重要手段,因此内部审核工作必须严谨务实,富有成效。
  通过几年的内审工作实际,感觉到要做好内审员工作,应从以下几点人手。
1, 做好内部审核准备工作
  内部审核准备包括成立内审组,编制并安排好审核计划,准备好工作文件等。内审组成立后,内部审核计划虽然规定由内部审核组长制定,但是由于内部审核计划确定具体的内部审核的范围、活动、内容和时间、内审员分组以及审核依据等内容多、事项繁,在初次内审时,所有的内审员参与制定,应特别注重这一点。要认真准备内部审核的工作文件包括审核依据、审核目的,并要充分考虑现场检查需要对照标准条款,编制现场审核检查表。编制现场检查表对内审员来说是一个非常重要的学习过程,通过对照标准条款确认检查内容,检查依据,抽样方法等,这是内审员结合实际,加深理解标准条款内容的一个重要途径。
  内审员分配要得当。在分配内审员时应考虑到内审员所在部门和人员能力的不同层次,既要使内审员独立于被审核的工作,还要保证内审质量。
  内审前要熟悉审核对象。在进行内部审核前,要使内审员充分了解和熟悉要审核的对象,结合实际工作,讲解标准,再次加深内审员对标准的全面理解和掌握,从而合理而准确判定不合格项目,判定依据要尽量充分,判定结论应尽量达到准确,切实履行内审员职责。

2,抓好现场审核
  这是整个内审工作的关键性环节和重要的接口,是整个内审工作中最核心的部分。现场审核获取的客观证据和相关信息,将是评价质量保证体系运行有效性和充分性的重要依据。在现场审核中,内审员要严格、公平、公正、保证内审质量。内审员不仅要有强烈的责任心,还需要正确掌握并运用好审核的技巧和策略。只有做到公平、公正、客观地对待问题,才能得到被审核方认同。对待领导和一般同事,审核的标准口径、宽严尺度都要一样,不能厚此薄彼,要讲究方式方法,做到紧张有序。现场审核主要围绕两方面展开,一是收集客观证据,在审核中要根据不同职能部门抓主要问题进行审核,并要侧重于从审核的薄弱环节人手,突出重点与深度;二是对客观证据进行分析,因此,审核必须掌握好切入点,选择好审核的路径,运用好审核方法,发挥好专业判断专长。
  在审核路径的选择方面,内审员可根据检查表的设计要求、被审核部门自身的特点、组织架构等实际情况,合理安排检查路径。在审核方法的选用上,一般采取抽样调查,因此,审核应尽可能抽取具有代表性的样本,同时更应取得受审部门的密切配合,以便使审核结论客观公正。现场调查一般包括“听、看、问、查”4个环节。“听”主要听受审部门有关人员的介绍,听时要有耐心,把握插话的方式和时间;“看”主要是查阅受审部门有关资料,其中包括文件和记录等;“问”主要是在听取介绍情况时提出问题,问清情况,掌握现状;“查”主要是为立论有据,将听、看、问收集到的情况和问题,采取顺藤摸瓜的方法,到现场查证核实,一查到底,由点到面了解全貌。在现场调查中,内审员要面对较为复杂的人和事,会遭遇到各种意外的情况,内审员要发挥自身所长,充分运用专业的判断,尤其是对不符合项的界定,除了深刻理解标准的要求外,还要掌握一些技巧,要贯彻“以事实为依据,以标准为准绳”的判断理念。对发现的不合格事实要得到受审部门负责人的确认,经内审组充分讨论,尽可能统一意见,确定不符合项。
  在现场审核过程中,审核员最容易忽视的一个问题就是对于所看到的证据的记录,尤其是许多初次参与审核的人员,对现场检查表的记录都缺乏认识,认为被审核对象做得好的地方,就不用记录证据,只简单记录“符合或达到标准要求”;而做得有缺陷的部分则记录“不符合或没有达到标准要求”。一个合格的内审员,应该对所有的证据都有选择的记录,使看检查表的人一目了然,能够从检查表中看到符合和不符合的证据,这样在开具不符合项报告时才能有依据、有重点、有说服力。另外,在开具不符合项报告时应该遵循避轻就重的原则,对于存在的一些轻微问题,可以向被审核对象口头提出。
3,开好三个“会议”
  这是指首次会议、内审会议和末次会议。这三个会议对于内审组与受审核部门之间的沟通和交流,审核信息的及时反馈,以及对审核过程的控制都起着十分重要的作用。因此,内审组成员应对每个会议的侧重点,会议要通过的主要事项,以及要讨论的主要议题,有清晰的了解,做好充分的准备。尤其是内审组会议,是在现场审核结束后内审组召开的内部会议,必须“详而实”,其主要议题是对审核结果进行归纳、分析、协调相关问题,审核不符合项报告,评价质量体系运行的有效性和充分性,为末次会议做准备。因为一般内审组会议与末次会议间隔时间短,这就要求内审员能够在短时间内总结出现场审核结果,简要提出存在的问题,汇总不符合项。
4,写好内审报告
  审核报告是整个审核工作的外在体现,是在对客观证据及审核记录进行认真统计、分析、归纳和评价基础上形成的审核总结。内审组长对审核报告的编制、准确性和完整性负责,审核报告既要简明扼要,又要提供足够的信息,使看报告的人能对审核有一个全面的了解。因此,撰写审核报告既要掌握足够的客观证据和审核发现,又要透过现象看本质,通过局部看全局,要用典型的事实、数据说话。不符合项的纠正和预防措施,既要体现可操作、可控制、可评价,不能就事论事,又要体现预防、系统、发展、贯彻持续改进的思想。
5, 内部审核的后续跟踪验证
  内审员对不符合项纠正和预防措施的实施和验证,要进行后续的检查,验证时要注意纠正措施计划是否按期完成、各项措施是否都已实施,是否有实施记录,是否彻底关闭不符合项。如果说现场审核是发现问题,那么验证的过程就是问题是否得到纠正。审核员要严格把关,确保整改的彻底性,达到改进的目的。从而对质量管理体系的正常运作及时提供监督和指导,为质量体系的实施提供必要的外部保障,促进质量管理体系的日益完善。
6,继续学习和培训

  要想成为一名优秀的内审员,除了掌握基本的审核技巧外,还应不断加强培训、学习和考核。每次内审结束后,应由内审组长组织每个内审员畅谈本次内审经验,取长补短;定期在企业内部进行内审员的培训,可以由有经验的内审员讲课或聘请专家来企业讲学指导;选拔优秀内审员参加一些外部培训,吸取先进的内审技巧和经验,增长见识,提高整个内审队伍的能力水平。
  总之,如果一名内审员对专业知识不刻苦钻研,不及时掌握内审工作的好方法,不了解质量管理的新要求,就不可能很好地完成审核任务。只有拥有一支高素质的内审员队伍,真正做到通过内部审核找出企业存在的问题,从而推动和实现企业质量保证体系的持续改进,提升质量管理体系的层次和水平,才能使企业在市场竞争中具有较强的竞争能力。

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